賃貸の反響 自動返信メールの例文

自動返信の役割は「待ってもらうこと」

自動返信は、お客様に物件を案内するためのものではありません。「ちゃんと届いていて、いつ返事が来るか分かる」状態を作り、本返信まで待ってもらうためのものです。そのため、書くことは少なくて構いません。

基本の例文 (営業時間内)

{{顧客名}} 様

○○不動産 自由が丘店です。
「{{物件名}}」へのお問い合わせ、ありがとうございます。

ただいま担当者がお部屋の状況を確認しております。
確認でき次第、担当者よりあらためてご連絡いたします。

お急ぎの場合は、お電話でもお問い合わせいただけます。
TEL：03-xxxx-xxxx (10:00〜19:00 / 水曜定休)

{{顧客名}} や {{物件名}} は、反響メールから読み取った値を差し込む部分です。お客様の名前と問い合わせた物件名が入っているだけで、「機械的な定型文」という印象はかなり薄れます。

夜間・定休日の例文

{{顧客名}} 様

○○不動産 自由が丘店です。
「{{物件名}}」へのお問い合わせ、ありがとうございます。

本日の営業は終了しております。
明日 10 時以降に、担当者よりお部屋の状況とあわせてご連絡いたします。

ご希望の内見の日時がありましたら、このメールにご返信ください。
翌朝いちばんに確認いたします。

「いつ返事が来るか」を具体的に書くのがポイントです。「追ってご連絡いたします」だけだと、お客様はいつまで待てばよいか分からず、先に返事をくれた他社に流れます。

自動返信に書かないこと

• 空室状況: 「ご紹介可能です」は物件確認の後で。自動返信の時点では分かりません。
• 金額: 初期費用の概算も、物件の条件を確かめてから本返信で。
• 長い会社紹介: お客様が知りたいのは問い合わせた物件のことです。
• 大量のおすすめ物件: 自動で並べた物件の一覧は、お客様の条件を聞く前なので的外れになりがちです。

電話の問い合わせには送らない

ポータルによっては、フォームの反響と同じアドレスに「お客様から電話がありました」という着信通知を送ってきます。この通知は、店舗がもうお客様と話した後に届きます。たった今話した相手に「お問い合わせありがとうございます。担当者より追ってご連絡いたします」と届けば、機械が応対しているように見えてしまいます。

電話の着信通知は反響として記録しつつ、自動返信だけを止めるのが理想です。ユーカリ賃貸クラウドでの扱いはLIFULL HOME'S の反響の取り込みで紹介しています。

自動返信のあとに

自動返信を送ったら、本返信は物件確認をしてからできるだけ早く送ります。本返信に入れることは反響の初回返信の手順にまとめています。