賃貸の反響対応、最初の 1 通で来店につなげる手順

お客様は、同時に何社にも問い合わせている

ポータルで部屋を探すお客様は、気になった物件を何件もまとめて問い合わせます。同じ物件を複数の会社が載せていることも珍しくありません。最初に届いた返信が分かりやすく、次に何をすればよいかがはっきりしていれば、お客様はその会社とやりとりを続けます。

だから最初の返信は速さと中身の両方が要ります。速くても定型文だけの返信は、他社の返信に埋もれます。

返信する前に確かめる 3 つのこと

1. 物件がまだ募集中か。管理会社や業者間サイトで空室を確かめます。ここを飛ばして「ご案内できます」と返し、あとで「実は決まっていました」と伝えると、信頼はそこで切れます。
2. お客様が何を聞いているか。反響メールの問い合わせ内容の欄を読みます。「初期費用を知りたい」「ペット可か」のような具体的な質問には、1 通目で答えます。
3. 希望の連絡方法。メールを希望している人に電話をかけない。電話を希望している人をメールで待たせない。

1 通目に入れる 4 つのこと

1. 担当者の名前: 「株式会社○○の山田です」。会社名だけの返信は、誰とやりとりしているのかが分からず返信しにくくなります。
2. 物件の状況: 確かめた結果を書きます。「本日時点でご紹介可能です」「申込が入っており、2 番手でのご案内になります」など。
3. 質問への答え: 問い合わせ内容に書かれていたことへの答え。分からないことは「確認して本日中にご連絡します」と期限を書きます。
4. 次の一歩: 内見の日程の候補を 2〜3 つ出すか、空いている時間から選べる予約のリンクを送ります。「ご都合の良い日時をお知らせください」とだけ書くと、お客様に考えさせることになり、返信が止まりがちです。

文面にすると、たとえばこうなります。

山田 太郎 様

はじめまして。株式会社○○ 自由が丘店の佐藤です。
「○○マンション 302 号室」へのお問い合わせ、ありがとうございます。

本日時点で、こちらのお部屋はご紹介できます。
ご質問いただいた初期費用は、敷金 1 か月・礼金 0 か月で、
概算 32 万円ほどです (内訳は別途お送りします)。

実際にご覧になりますか?
今週末でしたら、次の時間でご案内できます。
・土曜 11:00
・土曜 15:00
・日曜 13:00

ご都合の合う時間をお知らせください。
LINE でのやりとりがよろしければ、下のリンクから友だち追加いただけます。

場面ごとの文面は追客の例文集にもまとめています。

電話・メール・LINE の使い分け

• メール: 反響の 1 通目の基本。物件名や金額など、あとで見返したい情報を残せます。
• 電話: 電話を希望している人、急いでいる人に。話した内容は短くメールか LINE でも送って、記録に残します。
• LINE: 2 通目以降の主役です。メールより返信が来やすく、写真や地図も送りやすい。1 通目で友だち追加の入口を渡しておくと、その後のやりとりが続きます。

返信が来ない時は

1 通目に返信が無くても、そこで終わりにしません。翌日に短い 2 通目 (似た物件の紹介や、日程の候補の出し直し) を送ると、埋もれていたやりとりが動くことがあります。ただし、同じ文面の繰り返しや、毎日の連絡は逆効果です。間隔をあけて、毎回「新しい情報」を 1 つ添えます。

反響対応のチェックリスト

• 問い合わせ物件の空室を確かめたか
• 問い合わせ内容の質問に答えたか
• 担当者の名前を名乗ったか
• 内見の日程の候補 (または予約のリンク) を出したか
• 希望の連絡方法に合わせたか
• 誰がこの反響の担当かを、店舗の中で決めたか

最後の 1 つは見落とされがちです。「誰かが返しただろう」と思った反響が、実は誰にも返されていなかった ── 反響の確認漏れの多くはここで起きます。反響を全員が見る一覧に置き、担当が決まるまで消えないようにしておくと防げます。